Cómo evitar la duplicación de historias clínicas para mejorar la seguridad del paciente.

Cómo evitar la duplicación de historias clínicas para mejorar la seguridad del paciente.

En primera persona, el Dr. Sergio Montenegro, Fundador del proyecto Integrando Salud, nos explica cuáles son las nuevas funcionalidades y los beneficios de la HCE de Integrando Salud para mejorar la seguridad del paciente y hacer un uso eficaz de sus registros clínicos.

La OMS (Organización Mundial de la Salud) ha definido la correcta identificación del paciente como una de las 9 prioridades para mejorar la seguridad del paciente, como un objetivo para prevenir o mitigar el daño al paciente, por los efectos adversos derivados de los procesos de la atención sanitaria en pacientes mal identificados.

La intención de identificar correctamente a los pacientes es doble: en primer lugar, identificar en forma fiable a la persona a quien está dirigida un servicio o tratamiento; y en segundo lugar, hacer que el servicio o tratamiento sea aplicado a la persona a la cual fue indicada.

Hoy en día, con tantos sistemas electrónicos diseñados para llevar el registro médico de los pacientes, surge esta problemática que necesita ser abordada con prioridad, ya que representa un factor de riesgo importante para la salud de los pacientes. Una de las consecuencias más importantes de los errores en la identificación de pacientes, es  la duplicación de historias clínicas,  que se refiere al hecho de tener dos o más historias clínicas de un mismo paciente.

¿Cuál es el verdadero  impacto  que  puede ocasionar un error en la identificación de un paciente?

Los problemas pueden ser varios, pero en el ámbito de la atención de la salud, el problema se magnifica, ya que la asignación incorrecta de la identidad de un paciente durante el proceso de atención, puede tener consecuencias en los resultados de este proceso y aún en la salud misma del individuo. Un ejemplo podría ser asignarle el resultado de un estudio de HIV a un paciente que no lo tiene, o asignarle un diagnóstico oncológico a la persona incorrecta, debido al hecho de tener pacientes con errores de identificación. Todo esto puede generar, entre otras cosas, una carga emocional y psicológica adversa al paciente, e inclusive llegar a tener implicancias legales con el profesional.

¿Por qué es fundamental evitar las duplicaciones en las historias clínicas electrónicas?

Tener un registro duplicado implica contar con solo parte de la información de un paciente al momento de la consulta, y tal vez en la próxima visita no dispongas de la evolución hecha la última vez que lo viste, porque quedó registrada en una de las versiones de la HC de un mismo paciente. Este hecho puede restar objetividad a tu práctica  profesional, porque en muchos casos estarías tomando decisiones con datos fragmentados o parcializados, sin contar las veces  que tu secretaria ni vos advierten que están trabajando con Historias Clínicas Duplicadas, encontrándote con reclamos del paciente o inclusive efectos adversos que pueden impactar directamente en la salud de la persona

¿Cuáles son los errores más comunes en la carga de la historia clínica electrónica y cómo evitarlos?

La información que cargas resulta más valiosa si puedes confiar en que la próxima vez que veas al paciente, ésta va a estar fácilmente disponible y que es ciento por ciento segura. Si analizamos las causas por las cuales se pueden producir errores en la asignación de identidad al momento de la admisión del paciente a una Institución de Salud, nos encontramos con:

Errores de cargado por transposición de letras o errores de tipeo, por ej. cambiar una letra de un nombre o un apellido (Aylen por Ailen o Villalba por Villalva), o uno de los números de un documento de identidad.
Registro descentralizado de pacientes en áreas con diferentes políticas y procedimientos: con esto queremos decir que cada Institución tiene su forma de registrar pacientes y a veces en una misma Institución, cada servicio registra un grupo de datos diferentes al del otro.
Falta de entrenamiento, compromiso y auditoría de los usuarios encargados de este proceso: por ejemplo ausencia de chequeo y control de los datos cargados en un sistema antes de grabarlo.
Factores culturales del paciente que pueden llevar a brindar información inconsistente tales como intercambiar primeros nombres con los segundos: esto ocurre con muchos pacientes a los cuales no les gusta su primer nombre, entonces usan su segundo nombre como único nombre.
Información brindada por terceros en algunos puntos de atención como los Servicios de Emergencias: donde el paciente muchas veces no está consciente y la información brindada por terceros, no es verificada contra un documento que acredite la identidad del paciente como puede ser un DNI, carnet de conductor, carnet de la Obra Social, etc.

La identificación unívoca de pacientes es un aspecto crítico a resolver en cualquier Institución de salud. Sabemos que en general hay dos actores que pueden estar presentes al momento de la identificación de un paciente: por un lado la recepcionista (el/la secretaria) y por otro lado el sistema de registro que se use. En ambos puntos se pueden cometer errores que desembocan en una Duplicación de Historias Clínicas.

¿Cuáles son las soluciones para evitar la duplicación de historias clínicas y asegurar la correcta identificación del paciente?

Son básicamente dos:

Solución del factor humano: “Implementar un procedimiento o norma de identificación que asegure el registro obligatorio de un grupo de datos mínimos al momento de registrar a un paciente nuevo, que pueda ser verificado mediante algún documento que acredite la identidad de esa persona, como por ej. DNI, Carnet de Conducir, Carnet de Obra Social, etc., desde donde se puedan copiar los datos.  Aquí interviene el factor humano. Con esto se evitan los errores de tipeo, se asegura la veracidad de la información cargada, se evitan los factores culturales del paciente. Los datos mínimos recomendados para registrar y asegurar la correcta identificación de cualquier paciente podrían ser aquellos que no se modifican a lo largo del tiempo, como: nombres y apellidos completos, tipo y número de documento, sexo y fecha de nacimiento.
Solución informática adecuada: Tener un software que brinde servicios de identificación y que ayude al empleado administrativo a evitar los errores de identificación. ¿Esto qué significa? Que el software no tiene que validar a los pacientes por un sólo criterio, como puede ser el numero de documento, sino que debería hacerlo por múltiples criterios, para evitar generar pacientes nuevos, cuando en realidad ya están cargados previamente en el padrón.

Cómo identificar al paciente dentro de la HCE Integrando Salud

Para lograr solidez y seguridad en la integración de datos en salud, resulta indispensable que el paciente esté identificado de forma unívoca. Es sabido que el problema no es simplemente encontrar un identificador único de pacientes, ya que ninguno ha demostrado ser perfecto, sino en contar con un Servicio de Identificación que en lo posible tenga un sistema de auditoría, que vele por la calidad de los datos, minimizando la posibilidad de errores.

Para Integrando Salud esto no es una novedad, por eso nuestra solución de HCE te brinda toda la seguridad que necesitas al momento de la carga de pacientes nuevos.

Existe un módulo específico de administración de pacientes, que cumple con las características propuestas y evita ese tipo de problemas. Consultalo en la solapa que dice “Admisión”.

Por otro lado, en el caso de existir Historias Clínicas Electrónicas duplicadas, puedes contar con una  nueva herramienta que se llama “Fusionar Pacientes”, que sirve para que puedas corregir y subsanar estos errores en tu padrón de pacientes. Esta herramienta te permite unir o fusionar las HC Duplicadas en una sola HC Unificada, sin perder ningún dato importante. Luego del proceso de fusión, una las HC quedará VISIBLE y será encontrada por el Buscador de Pacientes, y las otras quedarán OCULTAS pero relacionadas a la primera. Esta funcionalidad la encontrás fácilmente dentro del “Panel de Control” de la HCE Integrando Salud, con el nombre de “Fusionar Pacientes”.

sist 1

Luego de terminar el proceso, el sistema muestra  la información del paciente que quedó como “Visible” y la información del paciente que quedó “Fusionado”.

sist 2

Como podrás observar, queremos acompañar tu tarea siendo el apoyo idóneo y yendo siempre más allá…viendo lo que puede eventualmente suceder y ocasionarte problemas, y ofreciéndote las soluciones por adelantado.

¿Te orientó este post? ¿Tenes alguna dificultad con los archivos de tus historias clínicas electrónicas? ¿Necesitás mejorar la carga de los registros clínicos de tus pacientes? ¿Tenés alguna solución que aportar?

Esperamos tu opinión, sugerencias y consultas.

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Si necesitás mas info contactanos a través de nuestra página web.

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Equipo de Redacción de Integrando Salud.

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